4 tips för att lösa de vanligaste problemen i mötesrummet

– Ett välutrustat mötesrum med pålitlig teknik och sömlös anslutning främjar ett produktivt samarbete vilket i sin tur leder till bättre resultat, säger Assistant Sales Manager B2B Tech/Home på Elgiganten, Philip Sadenfors.

Det behöver inte heller vara svårt att lyckas, menar han.

– Välj användarvänlig teknik som passar för mötesrummet, kontrollera att alla anslutningar fungerar och planera mötet väl. Då är en stor del av jobbet gjort.

• Jämför olika alternativ. Undersök och jämför olika skärmar, ljudsystem och videokonferensmöjligheter och ta särskilt hänsyn till hur de ”pratar” med varandra.
• Välj användarvänliga gränssnitt. Utrustningen ska vara så enkel att vem som helst kan använda den utan alltför mycket utbildning. Välj utrustning med intuitiva kontroller och gränssnitt för att minimera förvirring och problem.
• Tänk på skalbarheten. Självklart ska du välja produkter som passar storleken på ditt företag (och mötena ni håller!) här och nu, men det kan också vara en god idé att investera i utrustning som även kan skalas upp. Då behöver inte företaget börja om från början om behoven ändrar sig i framtiden.

Tips! Gå inte överbord med massor av justeringsmöjligheter och fancy produkter. Ett gott råd är faktiskt att undvika att medarbetare eller gäster själva kan ändra på kablar eller inställningar

• Skärmstorlek och upplösning. Tänk på storleken på mötesrummet och välj en skärm som enkelt kan ses var som helst i rummet. För att förbättra den visuella upplevelsen för mötesdeltagare bör du överväga faktorer som betraktningsvinkel, ljusstyrka och upplösning.
• Ljud och akustik. Väj ljudutrustning som är lämplig för akustiken i rummet. Högtalare och mikrofoner bör placeras på ett sätt som säkrar en tydlig och balanserad ljudfördelning i hela rummet.
• Samarbetsverktyg och anslutning.
• Utrusta rummet med verktyg som gör det lätt att ansluta bärbara datorer, smarttelefoner eller andra enheter för att dela presentationer, dokument och video.
• Bord och stolar. Ordna möblerna för att maximera skärmens synlighet och så att mötesdeltagarna enkelt kan kommunicera med varandra. Sörj för att kablar och strömuttag är lättillgängliga oavsett var man sitter.

• Testa före mötet! Kontrollera att all utrustning, inklusive skärmar, ljudenheter och videokonferenssystem fungerar – helst före varje möte. Är alla nödvändiga kablar och anslutningar på plats? Sådant har nämligen en tendens att lånas ut mellan olika mötesrum.
• Ha en backup-lösning. . Ha alternativa lösningar tillgängliga om oväntade anslutningsproblem skulle uppstå. Det kan vara extra kablar, adaptrar och mobila hotspots
• Underhåll och uppdateringar. Om du sörjer för regelbundet underhåll och regelbundna uppdateringar av utrustningen i mötesrummet, förhindrar du potentiella problem innan de uppstår.

• Kvalitetslösningar för videokonferenser. Investera i pålitlig programvara och maskinvara för videokonferenser för att säkra god kommunikation med externa deltagare. Webbkameror, mikrofoner och högtalare av hög kvalitet förbättrar upplevelsen – både för digitala och fysiska deltagare.
• Dela mötesmaterial i förväg. Använd samarbetsplattformar eller projektstyrningsverktyg för att dela mötesagendor, presentationer och andra dokument i förväg. Då blir det enklare för digitala deltagare att bidra.

Tips! Det är alltid en god idé att ha några riktlinjer som alla deltagare kan följa under digitala möten. Uppmuntra alla att tala tydligt, stänga av sitt eget ljud när de inte pratar och använda chattfunktioner för frågor eller kommentarer.