7 tips på hur tekniken kan förbättra din produktivitet
Hur kan du som företagsledare förbättra din egen och arbetsplatsens produktivitet och samtidigt öka arbetsglädjen? Tekniken hjälper dig på vägen.
Teknik är inte lösningen på alla problem, men om den används på rätt sätt kan den bidra till högre produktivitet på arbetsplatsen, göra de anställda effektivare och skapa större arbetsglädje. Enligt en undersökning från det amerikanska IT-konsultföretaget Ivanti anser hela 85 procent av de anställda i de undersökta företagen att de inte har rätt resurser för att utföra sitt arbete effektivt.
En annan undersökning från The Economist pekar i samma riktning. Respondenter med en arbetsgivare som stöder samarbete med hjälp av mobila plattformar uppfattar sig själva som 7 procent mer produktiva än anställda på en arbetsplats som inte arbetar mobilt. Naturligtvis skiljer sig arbetsplatserna åt, men du kan hitta inspiration till ökad effektivitet i de här sju tipsen.
Färger ger effekt
Färgerna i kontorslandskapet påverkar också produktiviteten, enligt en studie från Lunds universitet. Den mänskliga hjärnan är betydligt mer aktiv i färgglada rum.
Blå: Ökad kreativitet och mindre stress.
Röd och gul: Högre aktivitet, men mer stress.
Vit: Bättre inlärning.
Grön: Högre komfort, ökad kreativitet.
Håll kommunikationslinjerna öppna
Flera undersökningar visar att bristande eller dålig intern kommunikation kostar företag miljontals kronor per år. Identifiera flaskhalsarna och planera hur medarbetarna enkelt och effektivt kommer i kontakt med varandra. Uppmuntra de små dagliga samtalen med Google Chat eller chattfunktionen i Microsoft Teams. Och spara tid med online-möten, som ofta är effektivare än fysiska möten.
Undvik förspillt arbete
Upplever du situationer där två medarbetare börjar arbeta separat med samma uppgift, utan att den ena vet att den andra redan har påbörjat den? Detta sker oftare i större organisationer. Utmaningen löses genom att alla filer delas i molnet i till exempel Dropbox, OneDrive eller Google Drive. Du kan säkra processerna ännu bättre med projekthanteringsverktyg som Basecamp, Asana eller Trello, som också eliminerar tidsförluster.
Ge enkel tillgång till gemensamma projekt
Manuell fildelning är en långsam metod, och bristen på överblick över dokumenten i ett delat projekt kan kosta mycket tid. Idag arbetar många hemifrån, så den bästa lösningen är att ha delade arbetsytor i molnet – i OneDrive, Google Drive, Dropbox eller andra liknande tjänster. Eventuellt kan projektgruppen ha ett ”privat moln” på en nätverksenhet (en NAS) som kan nås utifrån via en säker VPN-anslutning.
Registrera tiden på rätt sätt
Många uppskattar inte att behöva logga sin tidsförbrukning, speciellt inte om deras kollegor eller chefer har tillgång till informationen. Men tidsloggning kan vara disciplinerande. Du kan se hur mycket du har arbetat och framför allt vad du har lagt ner din tid på. Det finns många sätt att logga tid, bland annat med smidiga molnlösningar som Toggl Track, Timely och Harvest.
Effektivisera hemarbetet
Gör det inte till medarbetarnas ansvar att optimera sin hemarbetesplats. Det är slöseri med deras tid och resultatet blir inte effektivt. Se i stället till att all utrustning finns på plats: dator, programvara, bildskärm, skrivare, mobiltelefon och eventuellt ett bord och en stol, så att dålig ergonomi inte minskar produktiviteten. Se också till att det finns en säker och snabb fjärråtkomst till företagets system, kalendrar, mötessystem och filer.
Sluta slösa tid på småsaker
Många mindre vardagssaker tar bara några sekunder eller ett par minuter. Men i loppet av dagar, veckor och månader blir det en hel del timmar. Om din arbetsgrupp till exempel har många system som kräver olika lösenord kan du behöva ett verktyg för lösenordshantering. Identifiera alla andra småuppgifter och se om de anställda tillsammans kan minska antalet.
Bli själv mer effektiv
Tycker du att du har ett ineffektivt sätt att arbeta och organisera din vardag? Håll koll på vad du gör med din tid med hjälp av ett online-verktyg som Timely eller (ännu mer detaljerat) Stridestjänsten.