Skapa större resultat med bättre samarbeten
Ett gott och effektivt samarbete är det första och viktigaste steget mot goda resultat. Men hur får man teamet att fungera och vilka verktyg stöder bäst de uppgifter som ditt företag arbetar med? Här hittar du inspiration.
Text: Aksel Brinck and Natasja Broström
En grupp av människor är starkare än den enskilda individen. Detta har varit fallet sedan människan levde som jägare och samlare. På moderna arbetsplatser är det minst lika viktigt att kunna utvecklas och lösa problem effektivt i grupp. Gruppens medlemmar är ofta fysiskt åtskilda, och dagens uppgifter kräver ofta kreativa och abstrakta lösningar som inte alltid ligger nära till hands. Processen kan bara lyckas om teamet fungerar.
Fördelar med att jobba i grupper
Det finns många fördelar med att arbeta i grupp. Gruppmedlemmarna är var och en unika resurser, som kan dela med sig av sina kunskaper som hela gruppen kan använda för att fatta bra beslut och hitta lyckade lösningar. Ett fungerande teamarbete binder också medlemmarna samman, och de relationerna kan gynna framtida samarbeten. Dessutom lär sig gruppmedlemmarna av varandras kunskaper och alla blir mer kompetenta.
En grupp kan samlas kring ett specifikt projekt, men teamet kan naturligtvis också vara en permanent arbetsgemenskap på exempelvis ett kontor. Oavsett vilket handlar det om att samarbeta på bästa sätt, och här är det en stor fördel att använda utmärkta samarbetsverktyg, exempelvis de senaste versionerna av programvarupaketen Microsoft 365 och Google Workspace.
Applikationer för samarbeten
Det finns många olika typer av appar för samarbeten. De kan grovt delas in i fem kategorier.
De flesta konkreta uppgifter börjar med planering och projektledning, för vilka det finns det ett nästan oändligt antal verktyg.
Det kan vara så att du behöver en ämnesspecifik lösning, men annars kan du börja med att prova programmet Project Management, som är ett tillägg till Microsoft 365. Med apparna på Google Workspace Marketplace är det också möjligt att testa sig fram till en bra lösning - prova till exempel Gantter Project Management.
Kommunikationsprogram
Nästa kategori som vi tittar på är programvaror och tjänster för videomöten. Många arbetsplatser är redan bekanta med Microsoft Teams, Google Meet och Zoom. Större företag föredrar ofta Ciscos lösning Webex.
De uträttar alla nästan samma sak och har inbyggda funktioner för dokumentdelning. De kan också fungera i ett webbläsargränssnitt. Programmen har utvecklats snabbt under Coronapandemin och är mycket flexibla.
Det är faktiskt mer korrekt att kalla de nämnda programmen för kommunikationsverktyg. De har till exempel inbyggd chatt, vilket är det tredje verktyget i den här samlingen som du kan använda för att underlätta samarbeten. I många fall är detta ett effektivare sätt att kommunicera än via e-post eller telefon. Det kan leda till färre e-postmeddelanden, snabbare kommunikationsprocesser och snabbare beslut och godkännanden.
Mindre kan vara bättre
När du arbetar med uppgifter kan det i vissa situationer vara bra om flera personer kan skriva eller redigera i ett dokument samtidigt. Detta är möjligt med Microsoft 365 och Google Workspace. I Microsoft 365 måste dokumentet lagras i molnet i OneDrive, varefter varje användare enkelt kan bjuda in deltagare genom att klicka på knappen "Dela", som finns till höger om verktygsfältet i program som Word och Excel.
Den femte och sista rekommendationen är just att låta molnet bli den gemensamma plattformen. Det kan vara OneDrive, Google Drive eller något annat. Det ger alla teamets medlemmar ständig tillgång till dokumenten och filerna de arbetar med, oavsett var de befinner sig.
Du undviker också versionsfel. Alla versioner av en fil finns på samma centrala plats. Detta minskar behovet av många förklarande och samordnande e-postmeddelanden och sparar tid. Ibland handlar bra samarbete också om att minska mängden kommunikation.
Hur man väljer verktyg
Välj de samarbetsverktyg som bäst uppfyller varje anställds individuella behov.
- Många funktioner - I vissa yrken behövs mycket ämnesspecifika verktyg, men annars är det fördelaktigt att välja program eller tjänster med många olika funktioner.
- Hög användarvänlighet - Spara tid och pengar med lättanvända lösningar. Be om en demo och kontrollera gränssnittet och navigeringen.
- Säkerhet och integritet - Kan team-medlemmarna även kommunicera med varandra två och två, utan att andra ser det? Och är det säkert att arbeta med konfidentiella projekt?
- Överväg molnet - Med molnbaserade lösningar kan alla enkelt dela filer och kontrollera tidigare versioner. Och allt kan nås från vilken enhet som helst.
- Bra integration - Välj verktyg som lätt kan integreras med andra program. Alla filtyper som normalt används av teamet måste stödjas.
3 tips för bättre samarbete
- Sätt upp mål och regler
Gruppens mål måste gås igenom regelbundet - detta är riktmärket för all verksamhet - och det måste finnas tydliga spelregler, till exempel om hur länge mötena ska pågå. - Lyssna först och främst
I ett välfungerande team respekterar man varandra och lyssnar innan man talar. Det skapar förtroende i gruppen. - Var öppen och flexibel
Människor är olika och har olika yrkesmässiga och personliga perspektiv på en uppgift. De bästa och mest kreativa grupperna är de som integrerar mångfalden.